「今使っている業務システムが古くなってきた」「エクセルやVBA・Accessで作ったシステムが属人化していて不安」——そんな悩みを抱えながらも、何から手をつければよいかわからない担当者の方は少なくありません。そうした状況を整理する第一歩として役立つのが「システム運用診断」です。
本記事では、システム運用診断とはどのようなサービスなのか、具体的なチェック項目、診断を受けるメリット、そして無料相談の流れまでをわかりやすく解説します。
システム運用診断とは
システム運用診断とは、現在稼働している業務システムの状態をヒアリング・調査し、課題や改善点を洗い出すサービスです。新規開発の前段階として行われることが多く、「今のシステムをそのまま使い続けてよいのか」「どこを改善すれば業務が効率化するのか」を客観的に把握する目的で活用されます。
特に、以下のようなシステムを運用している企業で必要性が高まります。
- 担当者の異動・退職で仕様がブラックボックス化しているVBA・Accessシステム
- 導入から年数が経ち、現行業務とのズレが生じているシステム
- 複数のツール・エクセルファイルが連携せず、二重入力が発生している状態
システム運用診断のチェック項目
システム運用診断では、一般的に以下のような観点からシステムの状態を確認します。
業務適合性の確認
現在の業務フローとシステムの機能が一致しているかを確認します。業務側で運用が変化しているにもかかわらずシステムが対応できておらず、手作業でカバーしている箇所がないかをチェックします。
技術的な老朽化の確認
使用している言語・ツール（VBA、Accessなど）のサポート状況や、動作しているOS・Officeバージョンとの互換性を確認します。将来的に動作しなくなるリスクがないかを見極める重要な項目です。
属人化・ブラックボックス化の確認
仕様書やドキュメントが存在するか、特定の担当者しか修正できない状態になっていないかを確認します。担当者不在時の業務継続リスクを把握する観点です。
データ連携・二重管理の確認
複数のシステムやエクセルファイル間でデータを手動転記していないか、連携の自動化余地がないかを確認します。
セキュリティ・バックアップ体制の確認
データのバックアップ体制や、アクセス権限の管理状況を確認します。情報漏えいやデータ消失のリスクに関わる重要な項目です。
なお、実際に確認する項目の範囲や深さは依頼先によって異なるため、詳細は相談時に確認するとよいでしょう。
システム運用診断を受けるメリット
課題が可視化され、優先順位をつけやすくなる
漠然とした不安を項目ごとに整理することで、「何から着手すべきか」が明確になります。
過剰投資を避けられる
現状を把握せずに新規開発へ進むと、不要な機能への投資や、逆に必要な機能の見落としが起こりがちです。診断を挟むことで、必要な範囲に絞った投資判断がしやすくなります。
内製化かリプレイスかの判断材料になる
診断結果をもとに、ローコード・ノーコードツールでの内製化で対応できる範囲なのか、スクラッチ開発でのリプレイスが必要なのかを見極めやすくなります。
無料相談の流れ
システム運用診断は、多くの場合、無料相談というかたちで最初のステップが用意されています。一般的な流れは以下の通りです。
- 問い合わせ・ヒアリング ：現在のシステム概要や課題感について、担当者がヒアリングを行います。
- 現状システムの確認 ：稼働中のシステムの仕様や運用状況について、資料や画面を確認しながら整理します。
- 診断結果の共有 ：チェック項目に沿って整理した課題と、改善の方向性（内製化支援・部分改修・リプレイスなど）を提示します。
- 次のステップの提案 ：診断結果をもとに、具体的な開発・改修の見積もりへと進むかどうかを検討します。
診断を受けたからといって必ず契約しなければならないわけではなく、「現状を知る」こと自体に価値があるサービスです。ただし、具体的な進め方は依頼先によって多少異なるため、事前に流れを確認しておくと安心です。
おすすめの運用診断サービスを選ぶ際のポイント
数ある運用診断サービスの中からおすすめの一社を選ぶ際は、価格だけでなく以下の点も確認しておくと安心です。
- ITコーディネータなど専門資格を持つ担当者が対応しているか
- レガシーシステム（VBA・Access等）の知見があるか
- 診断後、内製化支援・改修・新規開発まで一貫して相談できるか
長野県を拠点に全国対応している株式会社エイシステムデザインでは、ITコーディネータ資格を持つ担当者が現状のヒアリングから課題整理までを行う運用診断サービスを提供しています。VBA・Accessで構築された既存システムの知見も豊富で、診断後はローコード・ノーコードを活用した内製化支援から新規開発まで一貫してサポートが可能です。開発費用の目安については、システム開発の外注・受託開発の費用相場の記事もあわせてご覧ください。
まとめ
システム運用診断は、業務システムの老朽化や属人化に不安を感じたときに、現状を客観的に整理するための有効な手段です。業務適合性、技術的な老朽化、属人化、データ連携、セキュリティといった観点から現状をチェックし、内製化・改修・リプレイスのいずれが適しているかを判断する材料にしましょう。
まずは無料相談から、現状のシステムについて気軽に相談してみることをおすすめします。株式会社エイシステムデザインでは、ITコーディネータ有資格者が、現状のヒアリングから課題整理まで丁寧に対応しています。長野県内はもちろん、全国オンライン対応可能ですので、システムの老朽化や属人化でお悩みの際は、お気軽にお問い合わせください。
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